早稲田大学 様

電子保存管理システム SPA導入事例

経理証憑をデータ化することで電子処理が可能になる、SPAの導入・サポートをご支援しました。

学校法人 早稲田大学は2032年に創立150年を迎える伝統ある大学です。「Waseda VISION 150」という中長期目標を掲げ、時代を切り開くグローバルな教育環境が整っています。

大学の資金管理を担う財務部経理課は、経理処理に関するルールを作成し、ルールに基づいた予算執行が適切に行われているか管理・チェックを行う部署です。そして、財務部の外局として存在するアカウンティングセンターでは、各事務所から提出される支払伝票や経理証憑をチェックする内部統制機能を担うことで、大学を支えています。

導入までの背景およびご要望

導入までの経緯を教えてください

アカウンティングセンターでは、大学の各事務所から提出された数十万件の紙証憑をファイリングして保管しておりますが、SPA導入以前は各事務所からの依頼に応じて、処理済の紙証憑をコピーやFAXで提供したり、各種監査時にはファイリングの中から該当証憑を準備したりしていました。
しかし、その方法では、印刷費用がかさむ上に大量の紙証憑を人力でファイリングする苦労や各事務所側ではアカウンティングセンターに依頼しないと見たい証憑について確認することができない、というデメリットもありました。
そこで、コストと職員の手間を削減して業務効率を上げるために、まずは経理証憑の電子的な保存を目的に、電子処理ができるSPAの導入を検討しました。

選定のポイント

SPAを選んだ理由を教えてください

必要としている機能がすべて兼ね備えられているからです。
大学内で既に使用していたRPAとの互換性、膨大な書類に対する検索機能の充実度、様々な関係者がデータに触れるため閲覧権限の制御が可能か、という3点の判断基準がありました。
この条件を満たし、業務の効率化を実現可能と感じたのがSPAでした。

導入効果

導入の効果を教えてください

SPAを使い証憑をスキャンして取り込むことで、書類を電子上で管理できるようになりました。これまで各部門の担当者からは過去の証憑の提供依頼が頻発していましたが、自席にいながら伝票を検索・閲覧できるようになったので、業務効率が上がったと各部門からは喜びの声が上がっています。
また、機能については大学側のシステム担当部署でも追加や修正が可能なので、運用という面に関してもSPAは使い勝手がいいと感じています。

今後の展望

今後の展望についてお聞かせください

早稲田大学では、経理処理における業務の標準化を図り、積極的にRPAなどICTの技術を導入した新しい業務体制の構築に向けて、現在取り組んでいるところですが、将来的な目標の一つに経理処理業務の電子化があります。その過程として、まずは経理証憑の電子保管を実現させましたが、人の手によるスキャンの作業も減らしていく時代だと考えています。現状は紙の証憑で受け付けているため、経理処理のフローすべてを電子上で進められる仕組みを目指していきたいです。
そして、経理処理だけでなく学内の紙文化を電子化していく中でSPAを効果的に使い、単なる電子化にとどまらない大学運営業務全般のデジタル・トランスフォーメーションを進めていけたらと考えています。

弊社担当者より一言

早稲田大学様はSPAを活用し、証憑書類の検索性向上を強く求めておりました。
しかし、保管対象となる証憑書類に対して、一件ずつ検索条件を付与するのは非常に非効率です。
そこで我々はSPAに格納された証憑書類に対して、必要な検索条件を自動で付与をさせるプログラムを開発しました。それにより、証憑書類への検索条件付与の効率化を実現し、証憑書類の検索性向上に繋げる事ができたのではないかと思っております。
今後も早稲田大学様のお役に立てるよう、SPAによる効率的な文書管理をご提案していきたいと思っております。

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お客様プロフィール

会社名
学校法人早稲田大学
設立
1882年
総長
田中愛治
教員数
約5500人名(非常勤講師等含む)
URL
https://www.waseda.jp/