早稲田大学 様

導入までの経緯を教えてください

アカウンティングセンターでは、大学の各事務所から提出された数十万件の紙証憑をファイリングして保管しておりますが、SPA導入以前は各事務所からの依頼に応じて、処理済の紙証憑をコピーやFAXで提供したり、各種監査時にはファイリングの中から該当証憑を準備したりしていました。
しかし、その方法では、印刷費用がかさむ上に大量の紙証憑を人力でファイリングする苦労や各事務所側ではアカウンティングセンターに依頼しないと見たい証憑について確認することができない、というデメリットもありました。
そこで、コストと職員の手間を削減して業務効率を上げるために、まずは経理証憑の電子的な保存を目的に、電子処理ができるSPAの導入を検討しました。

今後の展望についてお聞かせください

早稲田大学では、経理処理における業務の標準化を図り、積極的にRPAなどICTの技術を導入した新しい業務体制の構築に向けて、現在取り組んでいるところですが、将来的な目標の一つに経理処理業務の電子化があります。その過程として、まずは経理証憑の電子保管を実現させましたが、人の手によるスキャンの作業も減らしていく時代だと考えています。現状は紙の証憑で受け付けているため、経理処理のフローすべてを電子上で進められる仕組みを目指していきたいです。
そして、経理処理だけでなく学内の紙文化を電子化していく中でSPAを効果的に使い、単なる電子化にとどまらない大学運営業務全般のデジタル・トランスフォーメーションを進めていけたらと考えています。

早稲田大学様はSPAを活用し、証憑書類の検索性向上を強く求めておりました。
しかし、保管対象となる証憑書類に対して、一件ずつ検索条件を付与するのは非常に非効率です。
そこで我々はSPAに格納された証憑書類に対して、必要な検索条件を自動で付与をさせるプログラムを開発しました。それにより、証憑書類への検索条件付与の効率化を実現し、証憑書類の検索性向上に繋げる事ができたのではないかと思っております。
今後も早稲田大学様のお役に立てるよう、SPAによる効率的な文書管理をご提案していきたいと思っております。