電子保存管理システム SPA

4つのOCRとファイル自動振り分け機能を搭載した、企業の文書管理システムです。

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ビジネス文書管理ソリューション SPA

SPAとは、ウイングアーク1st株式会社(以下、ウイングアーク1st)が提供する、文書のデータ化、共有、管理・検索、ワークフロー、データ活用を実現する文書管理ソリューションです。紙文書の電子化からファイルの仕分け・管理を自動化し、社内データの活用を促進します。帳票ツール国内シェアNo.1のウイングアーク1stが長年培ったノウハウを活かして、文書管理に求められる各種機能をオールインワンでご提供します。

ビジネス文書管理ソリューション SPA

文書業務にまつわるお悩みをSPAが解決します

紙文書の管理、社内データの分散、手書き文書のデータ化作業などにお困りではありませんか?SPAならペーパーレス化の促進、資料の検索性アップ、データ用途の拡大など、文書業務のお悩みを解消します。また、閲覧や編集権限、フォルダの構成、ファイルの属性値など、カスタマイズされた状態での導入をご希望の場合、テクバンがお客様の現行のデータベース環境や、書類管理状況をヒアリングし、最適な形でSPA導入を行います。

書類を探すのに時間がかかっている、管理に困っている

書類を探すのに時間がかかっている、管理に困っている。

請求書や納品書などの送付作業を削減したい

請求書や納品書などの送付作業を削減したい。

RPAやAIを導入したいが、社内のデータが活用できる形になっていない

RPAやAIを導入したいが、社内のデータが活用できる形になっていない。

電子帳簿保存法への対応をサポート

電子帳簿保存法とは国税監査に使用される書類の電子データ保存を認める法律です。領収書や納品書、見積書などの取引の証拠となりえる書類、いわゆる証憑書類は、紙で物理的に保管されることが一般的ですが、月ごとのファイリングやナンバリング、保管場所の確保など管理が煩雑になりがちでした。これを変える動きとして今、電子帳簿保存法が注目されています。今まで紙による現物保存を行っていた証憑書類が、電子データで保存、管理が可能となりました。電子帳簿保存法の導入は、税務署に申請し、使用するシステムが法令対応していることが条件になります。SPAは法令対応している書類電子管理ソフトですので、お客様の電子帳簿保存法への対応をサポートし、帳票運用の効率化が可能です。

電子帳簿保存によって得られるメリット

SPA4つの機能 ①OCR(文字認識)

用途に応じて4つのエンジンが利用可能で、紙媒体・手書き文書を高い精度でデータ化することができます。

  • ABBYY FineReader Engine 200ヶ国以上の国で5,000万人以上が使用する実績を持つOCRエンジン。
  • WingArc Data Capture 活字に加えて手書きにも対応。チェックボックスや手書きの丸囲いのアンケートなどもデータ化可能。
  • Tegaki 独自OCRによる認識率は99.2%※ 。平仮名、片仮名、漢字、数字、アルファベット、記号など様々な手書き文字の認識が可能。
  • DEEP READ AIで、手書きを瞬時にテキスト化。業界最高クラスの読み取り精度を実現。
OCR(文字認識)

※「Tegaki 」の認識率について、すべての手書き帳票で初回から99.22%の認識率を保証するものではありません。

SPA4つの機能 ②文書管理

作成した文書ファイルを自動的で取り込むことができます。SPAが指定のフォルダを監視し、ルールに基づいて文書ファイルを取り込み、ユーザーが参照しやすいファイル名で保管します。また、PDF、画像、Office、テキストなど各種ファイルの日付や文字列などの条件を読み取り、あらかじめ指定したフォルダに自動振り分けし、ファイルの格納を最適化することができます。読み取り言語はグローバルに対応しており、日本語をはじめ、英語、中国語簡体字、中国語繁体字、フランス語、チェコ語、タイ語、韓国語の文書に対応しています。

文書管理

SPA4つの機能 ③記録管理

SPAは、文書作成や保存はもちろん、保存期間に応じた文書の破棄まで自動化できます。保存期間が定められている法令文書や、バックアップとして永続保存したい文書など、それぞれに応じた適切な保存を行います。文書は、新規保存、上書き保存、注釈やメモを追加した時などのバージョン管理ができます。バージョン管理により、過去版の文書閲覧や最新版を確認でき、過去文書の復元も可能です。また、高精度検索機能を搭載しており、過去の文書を簡単、かつ迅速に呼び出すことができます。セキュリティ面では、ユーザ権限の管理、フォルダへのアクセス制御、文書の暗号化機能を標準で備えています。

記録管理

SPA4つの機能 ④データ活用のベースに

SPAの操作ログをオプション機能により可視化することで、文書単位でアクセス状況を把握できます。また、文書内の明細情報をデータ化することで、今まで部分的で曖昧だった傾向値が分析できるようになります。さらに、SPAで文書データを一元化することにより、BIツールやRPAツールとの連携が容易になり、AI活用への一助にもなります。

データ活用のベースに

導入メリット

コスト削減

コスト削減

ペーパーレス化により印刷代や封入作業などのコスト削減になります。また、紙の書類が減ることで省スペース化を実現します。

文書管理の最適化

文書管理の最適化

文書データの自動仕分け、高速検索により必要な書類をすぐに取得することができます。

データの自動集計・見える化
(オプション)

データの自動集計・見える化(オプション)

社内に散らばるデータを一元化することで、各種事務処理の自動化や、社内データの分析や活用を促進します。

SPAを使って生産性向上を実現

SPAを利用することで、管理者の業務効率だけではなく会社全体の生産性を向上します。例えば、営業活動で使用した飲食店の領収書などを紙で保管し経理に提出していませんか?このような管理体制の場合、領収書の保管ミスによる紛失や提出などに時間を要する可能性があります。場合によっては郵送や社内の経理部に届けることによる承認のタイムラグが発生するため業務の停滞につながります。SPAを活用し、領収書をスキャンすることで電子保管が可能となり、ヒューマンエラーによる管理ミスや承認のタイムラグが解消されます。

SPAを使って生産性向上を実現

導入事例

大手飲料メーカー
これまで、納付書は紙で輸送していたため、ユーザの手元に届くまでに多くの手間と時間が掛かっていました。そこで、SPAを活用し、紙で輸送していた納付書を、請求書としてWeb上で公開することにしました。管理者や取引先へ自動でメール通知がされるため、状況把握も迅速に行えます。これにより、納付書の印刷・送付業務のコスト削減、リードタイムの大幅削減、生産性の向上を実現しました。

SPA導入事例

SPA導入の流れ

一部オプションを含めた場合のSPA導入までの流れは以下の通りです。
運用開始後のサポートも対応可能ですので、お気軽にご相談ください。

SPA導入の流れ

料金プラン

クラウド版
初期設定費

300,000円

※ご契約は1年間となります。
※オンプレミス版のご提供もございます。

クラウド版
月額サービス費

50,000円

※10ユーザ・ストレージ50GBの場合
※ご契約は1年間となります。
※オンプレミス版のご提供もございます。

上記の料金プランは一例です。他料金プランやサービスの詳細については、
下記のお問い合わせフォームよりお気軽にご相談ください。

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